Sokan összekeverik az adatbáziskezelõ és a táblázatkezelõ rendszereket, pedig fontos megkülönböztetni ezt a két fogalmat. Az adatbáziskezelõ az adatok egy halmazát és a köztük levõ komplex kapcsolatokat írja le, míg a táblázatkezelõ csak az adatok valamilyen formában történõ megjelenítésével foglalkozik. Természetesen vannak közös vonásaik is, például egy táblázatkezelõben manapság már lehet valamilyen szempont (valamelyik oszlop) szerint rendezni, kereszttáblázatokat készíteni, vagyis egy táblázatból kiválogathatunk bizonyos elemeket vagy új táblázatot készíthetünk egy másik táblázatban leírt tulajdonság alapján (erre egy példa: adott egy táblázatban egy cég termékei és egyéb adatok mellett valamilyen minõsítés a termékekrõl. Egy másik táblázatban adottak a minõsítések és a hozzájuk tartozó értékelések. Ezekbõl a táblázatkezelõ el tudja készíteni a termékek minõség értékelését.) A táblázatkezelõ és az adatbáziskezelõ programok azonban nem válnak el élesen egymástól. Az egyik legelterjedtebben használt táblázatkezelõ program a Microsoft Excel például tartalmaz adatbáziskezelõ funkciókat is.
Az Excel táblázatkezelõ program, segítségével komplex táblázatrendszereket és az ezeket megjelenítõ grafikonokat készíthetünk, de rendelkezik olyan adatbáziskezelési funkciókkal is, mint adatok keresése és lekérdezése, valamilyen szempont szerinti sorba rendezése, adatoknak valamilyen feltétel szerinti kiválogatása, stb..
Az Excelben adatbázis egy táblázatnak bizonyos tulajdonságokkal rendelkezõ része lehet. Az adatbázis egy sorát rekordnak, a cellákat pedig mezõknek nevezzük. Mivel minden rekordnak azonos felépítésûnek kell lennie, ezért egy oszlopban azonos típusú adatok találhatóak, amelyeket a rekordon belül mezõnevekkel azonosítunk. A mezõneveket az adatbázisnak szánt táblázatrész elsõ sorában kell elhelyezni. Azért, hogy késõbb is tudjuk bõvíteni az adatbázist, az utolsó sorát üresen hagyjuk, hogy ez elé szúrjuk majd be az újabb rekordokat.
Adatbázis létrehozásának egyik legegyszerûbb módja, ha létrehozzuk a táblázatot az elõbb leírtaknak megfelelõen, kijelöljük a kívánt részét, majd a Data menü Set Database menüpontját alakalmazzuk rá. A másik módszer a párbeszédablakon keresztüli feltöltés. A párbeszédablakokon keresztül négyféle funkció látható el: egy rekord kiírása, módosítása, törlése és új rekord beszúrása.
Ha megvan az adatbázis, akkor a Data menü Form menüpontjára automatikusan generálódik az adatbevitelhez szükséges párbeszédablak, amely tartalmazza a rekordok minden mezõjét. A párbeszédablakban találhatóak meg a többi funkciót (új, törlés, keresés, feltétel meghatározása) aktivizáló gombok. Lehetõség van felhasználó által definiált beviteli ablakok elkészítésére is, de erre nem térek ki.
A következõ funkció az adatbázis rendezése. Ez történhet sor vagy oszlop szerint. A rendezéshez elõször meg kell adni egy kulcsot, amely azt jelöli, hogy melyik sor vagy oszlop szerint történjen a rendezés. Ha ebben a kulcsban van több azonos elem, akkor megadhatunk még egy vagy két további kulcsot is. A rendezést a Data menü Sort menüpontja végzi. A rendezés itt végrehajtódik magában az adatbázisban is, míg egy adatbáziskezelõ rendszerben többnyire csak az indexfile-ban, így ott egy adatbázisra megadható többféle rendezés is.
Az adatbázisban kereshetünk egy elemet vagy kiválogathatunk bizonyos tulajdonságoknak eleget tevõ elemeket és ezekbõl akár újabb táblázatot is készíthetünk. A kiválasztásokhoz meg kell adnunk a kiválasztás feltételét. Háromféle feltételt különböztetünk meg: összehasonlító, számított és összetett feltételt. Az elsõ esetben valamiféle egyezést vizsgálunk az adott mezõk között. A feltétel lehet egy karaktersorozat - amely jokerkaraktereket is tartalmazhat - vagy egy érték bizonyos intervallumba esését vizsgáljuk. A számított feltétel esetében azokat a mezõket keressük, amelyek értékei megfelelnek valamilyen képlettel megadott feltételnek. Ha több feltétel alapján akarunk keresni, akkor összetett feltételt kell megadnunk. Ekkor a feltételeket az ÉS és a VAGY operátorokkal köthetjük össze.
Az Excelben a rekordok keresésére a Data menü Find menüpontját használhatjuk. Elõtte azonban a Set Criteria menüponttal definiálnunk kell a feltételeket. Ha ki is akarjuk másolni a keresés, kiválasztás eredményét, akkor definiálnunk kell egy célterületet az adatbázison kívül a Set Extract menüponttal.
Egy rekord törlése az adatbázisból a Data menü Delete menüpontjával történik.
Az Excel rendelkezik bizonyos statisztikai függvényekkel is, amelyekkel például meghatározhatjuk a kijelölt mezõk átlagát, szórását, abszolut eltérését, összegét, szorzatát, stb.. Ezzel nem foglalkozom részletesebben.
Látható, hogy az Excel valójában táblázatkezelõ program, amely azonban rendelkezik néhány erre épülõ adatbáziskezelõ funkcióval is.